Duty Manager

Salary Details

Salary Description: Competetive Salary Offered

Job Description For Duty Manager

Pullman Vung Tau

Job Description

TECHNICAL RESPONSIBILITIES / TRÁCH NHIỆM CHUYÊN MÔN:

- Conduct regularly inspection rounds to all areas of the hotel with emphasis on the

close scrutiny of the operating departments both in the front-of-the -house and backof-

the house areas, complete inspection check-list and make comments on

irregularities.

Thường xuyên kiểm tra các khu vá»±c xung quanh khách sạn đặc biệt chú ý tới các bộ

phận vận hành phía trước và sau khách sạn, hoàn thành danh mục kiểm tra và đÆ°a ra

các nhận xét, đánh giá.

- Follow up on pending irregularities as well as on the working order of elevators, lobby

lights, air conditioning and other hotel equipment's.

Theo dõi các vấn đề bất thường còn tồn tại cũng nhÆ° việc vận hành của các thang

máy, đèn khu vá»±c sảnh, điều hòa và các trang thiết bị khác của khách sạn.

- Ensure that the staff adheres to all policies established or directed by the hotel and

enforce discipline at all times.

Đảm bảo nhân viên thá»±c hiện đầy đủ các chính sách của khách sạn và áp dụng hình

thức ká»· luật hợp lý tại mọi thời điểm.

- Provide assistance to the Front Office Manager in organizing, directing and

coordinating front office activities.

Hỗ trợ Trưởng bộ phận Tiền sảnh trong việc tổ chức, chỉ đạo và phỒi hợp trong các

hoạt động của lễ tân.

- Supervise front office personnel; also verify the accuracy of reports emanating from

the receptionists.

Giám sát nhân sá»± lễ tân, đồng thời cũng kiểm tra độ chính xác của các báo cáo do

nhân viên lễ tân chuẩn bị.

- Provide feedback to management regarding directives to be carried out by the

operations staff.

Cung cấp các thông tin, ý kiến đóng góp cho lãnh đạo về việc thá»±c hiện các chỉ đạo

của cấp trên của nhân viên khỒi vận hành.

- Foster and enhance a professional relationship with all guests to ensure that they are

well taken care of. Receive feedback from guests necessary to improving the delivery

of quality services.

Duy trì và phát triển mỒi quan hệ với khách hàng và đảm bảo rằng họ luôn được

chăm sóc. Tiếp nhận thông tin từ khách đảm bảo nâng cao chất lượng dịch vụ.

- Is thoroughly familiar with the manual back up system.

Hiểu rõ, làm chủ hệ thỒng báo cáo

- Shall enforce all hotel policies, including authorizing or denying requests from the

operational departments as may be deemed appropriate.

Thá»±c hiện tất cả các chính sách của khách sạn, bao gồm cả việc cho phép hay từ chỒi

các đề nghị từ các bộ phận vận hành nếu thấy phù hợp.

- Maintain an incident logbook of all pertinent and important events throughout his

entire shift, and turn-over the same to the on-coming Duty Manager.

Lập và ghi chép các sá»± việc quan trọng xảy ra trong ca vào sổ nhật ký và bàn giao lại

cho Quản lý ca trá»±c tiếp theo.

- Is responsible for the safekeeping and correct release of all valuables left for an

arriving or in-house guest.

Chịu trách nhiệm về việc cất giữ, bàn giao chính xác các vật dụng có giá trị cho khách

đến hoặc khách đang ở tại khách sạn.

- Co-ordinate closely with Housekeeping and Security in carrying out proper procedures

based on his decisions concerning "Do Not Disturb Rooms", "Refused Service

Rooms" and "Double Locked Rooms".

PhỒi hợp chặt chẽ với bộ phận Buồng phòng và Bảo vệ trong việc thá»±c hiện các quy

trình liên quan đến các quyết định về phòng "Không làm phiền", "Từ chỒi dịch vụ

phục vụ dọn phòng" và "Các phòng khóa đôi".

- Assist Welcomers/Bell team in welcoming guests/VIP guests on their arrival and

bidding farewell to them on their departure as well as checking on VIP set-ups.

Hỗ trợ tổ Nhân viên đón tiếp/Nhân viên phụ trách hành lý trong việc tiếp đón khách

thường và khách VIP khi khách đến và tạm biệt họ khi họ rời khỏi khách sạn cũng

nhÆ° kiểm tra các đồ dành cho khách VIP.

- Observe Food & Beverage outlets service and make suggestion for improvement.

Quan sát, kiểm tra các nhà hàng, quầy bar và đÆ°a ra các góp ý để nâng cao dịch vụ.

- Handle guest complaints and provide assistance to guest's special request whenever

required.

Giải quyết các khiếu nại của khách hàng và trợ giúp các yêu cầu đặc biệt của khách

khi khách đề nghị.

- Coordinate and work very closely with the Security Department with regards to any

criminal act, theft and accident within the Hotel.

PhỒi hợp và làm việc chặt chẽ với bộ phận An ninh giải quyết các vấn đề liên quan

đến tội phạm, trộm cắp, tại nạn xảy ra trong Khách sạn.

- Log all irregularities and report to Front Office Manager especially any unusual

occurrences such as accidents, thefts, etc.

Ghi chép tất cả các sá»± việc bất thường và báo cáo lại cho Trưởng bộ phận Tiền sảnh ,

đặc biệt những sá»± việc xảy ra bất thường nhÆ° tai nạn, trộm cắp...

- Handle emergency cases according to the established policies & procedures, e.g. fire

safety, typhoon, security and medical care, etc., when required.

Giải quyết các trường hợp khẩn cấp theo đúng quy trình, chính sách của khách sạn ví

dụ nhÆ° sá»± cỒ cháy nổ, bão, an ninh và chăm sóc y tế... khi được yêu cầu.

- Conduct regular relevant training topics to staff and team as required by FOM

Đào tạo các khóa học liên quan thường xuyên cho nhân viên và cho bộ phận theo yêu

cầu của Trưởng bộ phận Tiền sảnh.

- Give courtesy calls to guest whose the name is written in the log book. Also to call the

long staying guests once or twice during their stay.

Gọi điện cho các khách có tên trong sổ nhật ký và gọi điện cho các khách ở dài ngày

một hoặc hai lần trong suỒt thời gian họ nghỉ tại khách sạn.

- Assist Front Office Manager in setting and updating the Front Office check lists and

FO SOP.

Hỗ trợ Trưởng bộ phận Tiền sảnh trong việc tạo ra và cập nhật các danh mục làm

việc của bộ phận cũng nhÆ° quy trình hoạt động của bộ phận tiền sảnh.

HUMAN RESOURCE RESPONSIBILITIES / TRÁCH NHIỆM NHÂN Sá»°:

- Check the appearance, grooming and uniform of staff and make recommendations to

rectify and correct such appearance on all staff.

Kiểm tra diện mạo, hình thức và đồng phục của nhân viên và đÆ°a ra các nhận xét để

khắc phục và nâng cao diện mạo của tất cả các nhân viên.

- Develop and maintain good employee relations through intelligent interpretation and

conscientious application of hotel personnel policies.

Phát triển và duy trì các mỒi quan hệ với nhân viên thông qua giao tiếp và áp dụng

các chính sách nhân sá»± của khách sạn một cách tận tâm.

- Complete knowledge of hotel's policies and procedures, rules and regulations.

Hoàn thiện các kiến thức về các chính sách, quy trình, quy định cũng nhÆ° nội quy của

khách sạn.

- Complete knowledge of hotel's facilities and services.

Hoàn thiện các kiến thức về trang thiết bị và các dịch vụ của khách sạn.

- Attend the daily Front Office briefing as well as monthly Front Office meeting.

Tham dá»± các cuộc họp hàng ngày cũng nhÆ° hàng tháng của bộ phận Lễ tân.

RESPONSIBILITIES DURING NIGHT SHIFTS / TRÁCH NHIỆM TRá»°C CA ĐÊM:

- Oversee the preparation of night reports and check them ensuring correctness.

Kiểm tra việc chuẩn bị các báo cáo của nhân viên lễ tân ca đêm, rà soát đảm bảo độ

chính xác của các báo cáo.

- Ensure correct distribution of morning reports.

Đảm bảo các báo cáo được gá»­i các b ộ phận liên quan đầy đủ và chính xác.

- Ensure at all times that all night personnel is in place as well as acting according to

their job descriptions.

Đảm bảo tất cả các nhân viên ca đêm có mặt tại nÆ¡i làm việc và làm việc theo đúng

chức năng mô tả trong bản mô tả công việc.

- Check on outstanding arrivals and departures upon shift begin and action any

outstanding matters.

Kiểm tra đoàn khách sắp đến và chuẩn bị đi ngay khi ca trá»±c bắt đầu và đÆ°a ra cách

thức giải quyết kịp thời.

- Detailed check on no shows and next day's VIP arrivals.

Kiểm tra kỹ lưỡng các khách không đến và các khách VIP sắp đến ngày hôm sau.

- Allocate VIP rooms / others (depending on occupancy) for the next day according to

the procedure.

Sắp xếp phòng VIP/và các phòng khác (dá»±a trên công suất phòng) cho ngày hôm sau

theo đúng quy trình.

- Monitor on outlets opening early morning and ensure smooth operation.

Kiểm tra các nhà hàng, quầy bar mở cá»­a vào buổi sáng và đảm bảo vận hành diễn ra

trôi chảy.

- After office hours, on weekends and public holidays work on incoming bookings for

guests in coordination with Sales and Reservations and ensure prompt distribution.

Sau giờ làm việc, vào ngày nghỉ cuỒi tuần và ngày nghỉ lễ, chịu trách nhiệm phỒi hợp

với bộ phận bán hàng và đặt phòng đặt phòng cho khách đảm bảo việc phân phỒi hiệu

quả.

REPLACEMENT AND TEMPORARY MISSIONS / THAY THẾ & CÔNG VI ỆC TẠM

THỜI:

- Performs any other duties that may be assigned by superiors.

Thá»±c hiện mọi nhiệm vụ cấp trên giao cho.

- The Hotel requires that you will not (either during or after employment) without the

hotel's written consent, divulge any information concerning the hotel or any associated

hotels or any of their dealings, transactions or affairs which may come to your

knowledge during or in the course of your employment with this hotel to the third

party.

Trong lúc làm việc hoặc hết giờ làm việc, khách sạn yêu cầu nhân viên thá»±c hiện theo

quy định của khách sạn, không tiết lộ bất kỳ thông tin, vấn đề nào liên quan đến khách

sạn hoặc bất kỳ giải quyết, giao dịch hoặc công việc nào trong quá trình làm việc của

nhân viên với khách sạn cho bên thứ ba.